El Memorándum Electrónico en el Ministerio de RREE

En 1999, el Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú inició un proceso de modernización y racionalización de su sistema de archivos. Su objetivo es organizar de manera más eficiente los documentos históricos y contemporáneos de la Cancillería, así como administrar los diferentes archivos bajo un mismo criterio profesional. Se inició con la organización de la documentación de gestión agrupándola en los archivos periféricos y se agilizó la gestión documental mediante la aplicación de un Sistema Electrónico de Trámite Documentario. La información de este proceso la pueden encontrar aquí.

Por otro lado, la Dirección General de Gestión de Informática del Ministerio de RREE viene desarrollando el Proyecto SIGIRE (Sistema Integral de Gestión de Información de Relaciones Exteriores), sobre el cual podemos enterarnos acá:

Dentro de este proyecto, encontramos uno interesante: el e-Memo

Memo electrónico – Oficina sin papel

Hace un mes atrás, en un seminario sobre casos de éxito en e-Government auspiciados por una importante firma privada, el e-Memo fue presentado por el Director General de la División de Informática del Ministerio de Relaciones Exteriores, Enrique Gonzales Lohmann. Informó que en el 2005 su entidad inició el proceso de cambio informático. Dentro de esta nueva visión de modernidad los volúmenes de papel que se generaban en nuestra organización eran grandes. Somos un Ministerio sui generis, porque no tenemos un sólo local y es complicado integrar nuestras sedes”, afirmó.
“La visión de modernidad del Ministerio de Relaciones Exteriores comprende la optimización de decisiones, racionalización de recursos, brindar servicios de calidad a los usuarios, preservar el acervo de la entidad, y planificar sistémica y estratégicamente la política exterior”, consideró Gonzales.
El diplomático comentó que los objetivos del e-Memo son mejorar los flujos internos de información, optimizar los recursos, fortalecer la seguridad de la información y mejorar el rendimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Los resultados generados -según el expositor- del e-Memo han sido la validación virtual (eliminación del paradigma de la firma y sello), flujo sin papel (ahorro de recursos, rapidez y seguridad) y responsabilidad (seguimiento y registro detallado de los documentos).

Estas declaraciones y más sobre el evento, se puede encontrar acá.


El Memorándum Electrónico un documento del S. XXI en la Cancillería

Más información sobre el e-Memo lo encontramos en su página web:

La aplicación del memorándum electrónico en el Ministerio de Relaciones Exteriores, ha mejorado notablemente el nivel de comunicación y ha disminuido el tiempo en la toma de conocimiento de la información y en la toma de decisiones, beneficiando indirectamente a los ciudadanos que realizan trámites en el Ministerio. Se ha producido un ahorro notable en el consumo del papel generando recursos para cubrir otras necesidades del sector. Un promedio de 600 usuarios ingresan y participan del sistema en su calidad de registradores, aprobadores, coordinadores y firmantes.

Con esto, el tiempo que requiere un funcionario para tomar conocimiento de la información contenida en un memorándum se ha reducido de 4 horas a tiempo real. Memo electrónico – Oficina sin papel fue el tema que presentó el Director General de la División de Informática del Ministerio de Relaciones Exteriores, Enrique Gonzales Lohmann, quien informó que en el 2005 su entidad inició el proceso de cambio informático. Dentro de esta nueva visión de modernidad los volúmenes de papel que se generaban en nuestra organización eran grandes. Somos un Ministerio sui generis, porque no tenemos un solo local y es complicado integrar nuestras sedes”, afirmó. “La visión de modernidad del Ministerio de Relaciones Exteriores comprende la optimización de decisiones, racionalización de recursos, brindar servicios de calidad a los usuarios, preservar el acervo de la entidad, y planificar sistémica y estratégicamente la política exterior”, consideró Gonzales. El diplomático comentó que los objetivos del e-Memo son mejorar los flujos internos de información, optimizar los recursos, fortalecer la seguridad de la información y mejorar el rendimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores. Los resultados generados -según el expositor- del e-Memo han sido la validación virtual (eliminación del paradigma de la firma y sello), flujo sin papel (ahorro de recursos, rapidez y seguridad) y responsabilidad (seguimiento y registro detallado de los documentos).

Mejores Prácticas Gubernamentales 2007

Como ya informáramos en el post anterior, el 22 de agosto se llevó acabo el Congreso sobre las Mejores Prácticas Gubernamentales. Entre ellas, el Ministerio de Relaciones Exteriores fue premiado por la aplicación institucional del Memorandum Electrónico:

Para conocer más sobre está buena práctica gubernamental podemos observar este documento:

Entre otros puntos del documento, podemos encontrar algunos tips importantes:

Aliados

Los mejores aliados son los propios usuarios del sistema, en el transcurso de su aplicación, se han convertido en los mejores propagandistas de este. Se han recibido algunos comentarios como: al inicio me resistía a escribir mi memorándum en este formato, ahora ya se me hace difícil preparar uno en Word porque en el formato del electrónico, me facilitan listas a las que sólo tengo que dar un clic.

Lecciones aprendidas

- La resistencia al cambio puede aminorarse cuando el usuario conoce bien la nueva herramienta. Esto se logra con mucha capacitación y con el seguimiento de los usuarios hasta

- La coordinación entre el equipo de trabajo es fundamental para cumplir con el cronograma y las metas señaladas

Buenas Prácticas Gubernamentales 2007

El 22 de agosto, 15 instituciones públicas de distintas partes del país recibieron el Premio Buenas Prácticas Gubernamentales 2007, concurso organizado por CAD Ciudadanos al Día con el objetivo de destacar las experiencias exitosas de gestión pública, a fin de que puedan ser replicadas y que sus protagonistas se sientan animados a seguir trabajando a favor de la ciudadanía.

Entre los ganadores figuran cuatro ministerios: Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, que obtuvo el máximo galardón en la categoría Servicio de Atención al Ciudadano, el Ministerio de Defensa (Eficiencia en Adquisiciones y Contrataciones); Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento (Cooperación Público-Privada) y el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo en Incidencia Pública. Asimismo, el Banco de Materiales se alzó con el primer lugar en dos categorías: Simplificación de Trámites y Consulta y Participación Ciudadana.

También fueron reconocidos el Gobierno Regional de Lambayeque en la categoría Promoción del Desarrollo Económico, la Municipalidad distrital de San Borja (Sistemas de Gestión Interna) y la Municipalidad Metropolitana de Lima (Educación). En esta última categoría también ocupó el primer lugar la Institución Educativa Inicial Alvarez Thomas de Arequipa. Asimismo, obtuvieron el galardón la Universidad Nacional de Trujillo (Promoción de la Cultura e Identidad); el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y la Propiedad Intelectual (Inclusión Social), Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería, Osinergmin, (Fiscalización y Cumplimiento de la Ley) y el Grupo de Magistrados del Poder Judicial (Transparencia y Acceso a la Información).

En la categoría Relación con la Prensa, no se eligió ningún ganador, pero la experiencia presentada por el Sistema Metropolitano de la Solidaridad quedó calificada como Buena Práctica Gubernamental. De otro lado, el Jurado otorgó dos premios especiales, uno al Poder Judicial por la calidad de sus reformas y el segundo a Electrocentro, por la mejora integral, esta entidad obtuvo 17 Buenas Prácticas Gubernamentales.

Los criterios de evaluación otorgan un puntaje de 100 puntos de calificación. Los criterios de evaluación comprenden (1) criterios de evaluación general (70 puntos) y (2) criterios de evaluación específicos por cada categoría (30 puntos).

Adicionalmente, se podrán otorgar hasta 20 puntos de bonificación adicional por capacidad de la institución de describir la práctica postulada en forma concisa y sencilla; por la capacidad de sumar con otras instituciones públicas y privadas en la implementación de la práctica; o por aplicar mecanismos que aseguren la sostenibilidad de la práctica implementada. Estos criterios de evaluación pueden ser consultados acá.

Los ganadores por categorías pueden observarse aquí.

IGP Terremoto Perú 15 agosto 2007

El 15 de agosto del 2007 , se produjo uno de los sismos más fuertes que se hayan registrado en la historia del Perú. El Instituto Geofísico del Perú informó que el sismo fue localizado en el mar, a 60 Km al Oeste de la localidad de Pisco. El sismo alcanzó una magnitud de 7.0 en la escala de Ritcher (ML) y 7.9 en la escala de "magnitud de momento" (Mw). Tuvo su origen en la superficie de fricción de las placas Nazca y Sudamericana.

Sobre la magnitud alcanzada, se dieron varios reportes que confundieron a la opinión pública, por lo que el Instituto Geofísico del Perú informó que existen varias escalas en las cuales se puede dar a conocer su tamaño. En el caso del Perú, la información disponible de la Red Sismica Nacional, por su distancia al epicentro, permite calcular la magnitud en la escala de Richter o magnitud local (ML). Sin embargo, para sismos grandes, es de mayor utilidad el uso de la escala “magnitud momento” por cuanto permite cuantificar mejor la energía liberada y para su cálculo se requiere de información proveniente de estaciones sísmicas ubicadas a distancias mayores a 3,000 km. La agencia internacional NEIC (National Earthquake Information Center), utiliza esta información y ha calculado la magnitud del sismo en 7.9 Mw, o sea en la escala “magnitud momento”.

Último Sismo

La página del IGP mantiene actualizado la información sobre el último sismo ocurrido en Perú. El enlace aquí.
También podemos encontrar una data histórica desde 1872 hasta 1982.

Sismos Sensibles

Otra información valiosa que el IGP mantiene actualizada es la referida a los sismos sensibles ocurridos en territorio peruano cuyo enlace lo podemos encontrar acá. Cabe destacar que a la hora GMT (Greenwich Mean Time) que aparece en este cuadro, debemos restarle 5 para saber la hora peruana. Sucede que cada 15 grados de latitud con respecto a Greenwich significa una hora de diferencia. GMT es cero... y Perú está a 76º Oeste.. así que debemos restar 5 horas.

Firmas y Certificados Digitales

Ley N° 27269 Ley de Firmas y Certificados Digitales
(F.Publicación: 28-05-2000)

I) Objeto:
“ ...regular la utilización de la firma electrónica, otorgándole la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita u otra análoga que conlleve manifestación de voluntad ...”

II) Ámbito de aplicación: aplicación
“ ... Se aplica a aquellas firmas electrónicas que puestas sobre un mensaje de datos o añadidas o asociadas lógicamente a los mismos, puedan vincular e identificar al firmante, así como garantizar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos ...”

Ley N° 27291, Ley que modifica el Código Civil permitiendo la utilización de medios electrónicos para la comunicación de la manifestación de voluntad y la utilización de la Firma Electrónica (F.Publicación: 24-06-2000)

Se modifican los Art. 141º y 1374º del código civil por lo siguiente:
Art..141º
Manifestación de voluntad (que puede ser expresa o tácita).
Art.1374º
Conocimiento y contratación entre ausentes (Considerando los medios electrónicos, ópticos u otro análogo como presunción de recepción de la declaración contractual, cuando el remitente reciba el acuse de recibo.)